Rapportering i Artifik
Skrevet av: Sondre Skaug Bjørnebekk (CTO, Artifik)
Data skal brukes - ikke låses inne.
Innledning
Vi får ofte spørsmålet om rapportfunksjonalitet i Artifik, og vi støtter det underliggende behovet om å bygge innsikt som kan føre til forbedringer på en ypperlig måte. Det sagt, har vi bevisst valgt bort en tradisjonell, stegvis rapportgenerator med forhåndsdefinerte visualiseringer - og tilbyr i stedet en løsning på flere nivåer som frigjør dataene på en måte som gjør det enkelt å koble med andre kilder, gjøre raske engangsanalyser eller holde den operative oversikten direkte i Artifik.
Vi mener kombinasjonen av
Operative dashboard i Artifik med personalisering, aggregering, filtrering og direkteaksjoner
Eksterne virksomhetsdashboards som henter data fra Artifik via åpne APIer og Webhooks og gjerne kombinerer med andre kilder
Enkel dataeksport, inkludert organisasjonsspesifikke felter
er en langt mer fleksibel og fremtidsrettet tilnærming enn tradisjonelle rapporter. Virksomheter har ulike analysebehov, og én "rapportgenerator" treffer derfor sjelden. Vi skal i det følgende gå gjennom hver av disse tilnærmingene, før vi avslutter med hvordan vi tilgjengeliggjør dataene for KI-analyse.
Rapporter er døde, leve rapporter!
Operative dashboard i Artifik
Det finnes flere operative dashboard i Artifik med personalisering, aggregering, filtrering og direkteaksjoner. Målet er at man skal være ett klikk unna handling, og kunne jobbe direkte med data uten å måtte vente på rapporter eller gå via andre verktøy.
Vi har dashboards i KGV tilpasset ulike brukergrupper. Et dashboard er optimalisert for innkjøpere som jobber operativt i Artifik daglig, med rask tilgang til handlinger og oppfølging. Et annet er mer orientert mot mer sporadiske brukere - for eksempel ledere - med behov for oversikt og muligheten til å steppe inn ved behov. Et konkret eksempel kan være å håndtere meldinger ved fravær og å følge opp løpende måltall.
Felles for alle dashboards er at de henter data på tvers av alle aktive anskaffelser, og gir oversikt uten at man må navigere rundt i systemet.
Det utvikles også løpende flere typer dashboards for ulike formål - oppgaver og faser mer enn brukertyper - i Artifik, slik som planleggingsdashboard, lederdashboard og innkjøperdashboard. Det er mulig å få konfigurert organisasjonsspesifikke dashboards i Artifik ved behov, men ambisjonen er at fleksible standarddashboards skal dekke de aller fleste bruksbehov.
Det er samtidig viktig å presisere at operative dashboards i Artifik er nettopp det: operative. Når behovet går over i virksomhetsanalyse, benchmarking eller kombinasjon av data på tvers av kilder, er eksterne BI-verktøy den klart foretrukne løsningen.
Eksterne virksomhetsdashboards som henter data fra Artifik
For virksomheter som har behov for mer avanserte analyser, sammenstilling av data fra flere kilder eller spesialiserte visualiseringer, tilbyr Artifik åpne APIer og Webhooks som gjør det enkelt å integrere inn i eksisterende analyseplattformer . Dette gir mulighet til å kombinere innkjøpsdata fra Artifik med andre datakilder som økonomi, HR, eller strategiske mål i virksomhetsdashboards.
Artifik leverer strukturert tilgang til alle relevante data via åpne APIer, og kan varsle eksterne systemer om endringer i sanntid via Webhooks. Dette gir virksomheten én kilde til sannhet på tvers, uten å måtte manuelt hente ut rapporter fra hvert system. Dashboards kan bygges i eksisterende verktøy som Power BI, Tableau, Qlik eller andre plattformer virksomheten allerede behersker.
Vi har laget en Power BI-demo som viser hvordan Artifik-data kan integreres i et større økosystem, og demonstrerer hvordan:
noen analysebehov løses best i spesialiserte innkjøpsanalyseverktøy
mens andre løses best ved å koble data opp mot andre kilder i virksomhetsdashboards
Poenget er ikke selve demoen, men hvor enkelt dette er å ta i bruk i praksis — og hvor godt det harmonerer med hvordan større virksomheter allerede jobber med data. Opplæring i hvordan APIet kobles inn i slike dashboards er en del av onboarding, og det påløper ingen ekstra kostnader for dette.
Enkelt eksportere data
Det er enkelt å eksportere data fra Artifik, både i KAV og KGV. Eksporten inkluderer alle relevante data - også organisasjonsspesifikke felter - og gjøres ved å klikke på aksjonsknappen og velge nedlasting. På sekunder har man et regneark på lokal maskin med rådata som kan plugges inn i eksisterende analyser, brukes til å bygge raske pivottabeller, eller deles med andre som trenger innsikt.
Vi erfarer at svært mange av de klassiske “kan dere lage en rapport for…?”-spørsmålene løses raskest ved en enkel eksport. Det gir full kontroll over rådataene uten å måtte involvere tekniske ressurser.
Bruk av KI for rask innsikt og konkret oppfølging
I Artifik har vi nå tilgjengelig gjort en KI-chat med rik kontekst, agentaksjoner og datahenting via agenter for kontrakter. Tilsvarende funksjonalitet rulles ut i resten av løsningen det neste halve året. Agentene har tilgang til grunndata i sanntid og kan hjelpe med aggregering, analyser, oppsummeringer og strukturerte svar uten at brukeren trenger å bygge rapporter eller modeller.
Dette gjør det mulig å gå fra et spørsmål til et komplett tallgrunnlag på minutter, uten rapportbygging eller manuelle sammenstillinger.
Artifik vurderer også hvilke plattformer agentene våre skal leve i fremover. Et fremtidsscenario kan være at man i Teams skriver noe i retning av: “Se på alle fakturaer for konsulenttjenester innen IT siste seks måneder, match mot kontrakt og leverandør og sammenlign med spend i Artifik på frittstående kontrakter, minikonkurranser og direkte avrop på rammeavtale. Gi forslag til visualisering og legg ved både gruppert CSV og rådata.”
Dette vil ikke erstatte virksomhetsdashboards, men vil drastisk korte ned tiden fra behov oppstår til svaret foreligger — og redusere behovet for manuelle pivottabeller.
Avslutning
Når vi i innledningen skriver “Rapporter er døde, leve rapporter!” er det selvsagt med et glimt i øyet, men med en kjerne av alvor. Funksjonen lever videre, som kongen i det opprinnelige uttrykket, og tilgang til data er viktigere enn noen gang.
Vi mener at i stedet for å vurdere et fagsystems kvalitet ut fra hvor mange ferdige rapporter det kan levere, bør man se på hvor smart løsningen håndterer data, hvor fleksibel den er, og hvor lett den tilgjengeliggjør data i sanntid på tvers av verktøy.
Artifik skal sørge for at du alltid eier og kan bruke dine egne data – og vi vil aldri stenge dem inne av forretningsmessige grunner.
God analyse!
