NORCE valgte Artifik for å forenkle og effektivisere anskaffelsesarbeidet
Foto: Andreas R. Graven
NORCE Research AS er et av Norges største uavhengige forskningsinstitutter, med et bredt samfunnsoppdrag og komplekse innkjøpsbehov. Da instituttet skulle anskaffe nytt KGV/KAV-system, var målet klart: finne et verktøy som forenkler og effektiviserer prosessen – uten å gå på bekostning av kvalitet og regelverk.
Etter en grundig kartlegging i markedet og dialog med andre offentlige oppdragsgivere landet NORCE i mars 2025 på Artifik som sitt nye konkurransegjennomførings- og avtaleoppfølgingssystem.
Fra komplekse prosesser til smidig flyt
“Vi ønsket et system som var så enkelt å ta i bruk at vi bare kunne logge oss inn og starte arbeidet med en ny konkurranse,” forteller Jeanine Helen Ringstad, Rådgiver Anskaffelser i NORCE.
Da konkurransen ble lyst ut, valgte NORCE en åpen tilnærming. I stedet for en rigid kravspesifikasjon, benyttet de caser for å teste hvordan de ulike løsningene faktisk fungerte i praksis.
Det ga rom for å vurdere brukervennlighet, fleksibilitet og behovet for opplæring – faktorer som raskt skilte Artifik ut.
“Artifik svarte på alle våre behov. Systemet har alle nødvendige funksjoner innenfor regelverket, og vi får i tillegg være med å påvirke videre utvikling. Det gjør at løsningen stadig blir bedre tilpasset vår hverdag.”
Intuitivt og selvforklarende
NORCE bruker i dag Artifik til alle anskaffelser over terskelverdi, samt de fleste tilbudsinnhentinger i del I.
Ringstad trekker særlig frem brukervennligheten:
“Systemet er så intuitivt at vi ikke trengte manualer i implementeringsfasen. Etter en kort grunnopplæring kom vi raskt i gang, og vi har jevnlige oppfølgingsmøter hvor vi kan gi innspill til forbedringer.”
Samarbeid og service i særklasse
“Servicen fra Artifik er upåklagelig. Henvendelser blir besvart raskt, og tilbakemeldingene våre blir faktisk tatt videre. Vi opplever at Artifik har en genuin interesse i hvordan ting kan løses best mulig for oss som kunde.”
Denne dialogen gjør at NORCE opplever seg som en aktiv deltaker i produktutviklingen, ikke bare en kunde.
Tydelige gevinster og videre ambisjoner
NORCE har allerede sett resultater i form av tidsbesparelser og bedre struktur i arbeidet med konkurranser.
De har startet overgangen fra Word-baserte maler til strukturerte dokumenter direkte i Artifik, og opplever at det nå går raskere å publisere konkurranser når innholdet er klart.
“Vi ser for oss at hele prosessen – fra konkurransegrunnlag til kontrakt – etter hvert skal håndteres direkte i Artifik. Vi er også spent på videre utvikling av KAV-delen, slik at vi kan integrere avtaleoppfølging enda tettere i systemet.”
Anbefaling til andre oppdragsgivere
Til andre virksomheter som vurderer nytt KGV/KAV-system, har Ringstad et klart råd:
“Utform konkurransen basert på behovene deres – og la leverandørene vise hvordan de kan løse dem. Da får dere se løsningene i praksis, slik vi gjorde med caser. For oss ble det tydelig at Artifik var det rette systemet.”
NORCE Research AS
Et av Norges største uavhengige forskningsinstitutter, med hovedkontor i Bergen og over 750 ansatte. NORCE utfører forskning og innovasjon for offentlig og privat sektor, og er underlagt anskaffelsesregelverket som offentligrettslig organ.
Kilde: www.norceresearch.no
