Personvernerklæring

Sist oppdatert: oktober 2026

1. Innledning

Artifik AS («Artifik») tilbyr en digital plattform for gjennomføring av anskaffelsesprosesser, og særlig offentlige anskaffelser. Plattformen omfatter konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) og kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV). Tjenestene leveres som en skytjeneste og krever verken lokal installasjon eller egne servere.

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi samler inn og behandler personopplysninger om deg når du bruker Artifiks tjenester og nettsted.

Artifik er behandlingsansvarlig for behandlingen som beskrives i denne erklæringen, med mindre noe annet uttrykkelig fremgår. Dette omfatter blant annet administrasjon av kundeforhold, kundeservice, markedsføring, teknisk drift, sikkerhet, feilovervåking og interne arbeidsprosesser.

Artifik behandler også personopplysninger som databehandler på vegne av våre kunder. Denne behandlingen er nærmere omtalt i punkt 10.

All behandling av personopplysninger skjer i overensstemmelse med de til enhver tid gjeldende personvernregler, herunder personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

2. Formål med behandlingen

Artifik samler inn og bruker personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg.

Vi behandler personopplysninger for å levere og administrere våre tjenester, herunder registrere brukerprofiler, gjennomføre betalinger, følge opp kundeforhold, besvare henvendelser, overholde lovpålagte krav, gjennomføre markedsføring og kommunisere med kunder og andre relevante parter.

Vi behandler også personopplysninger for interne administrative formål, informasjonssikkerhet, teknisk drift, feilovervåking, feilsøking og videreutvikling av våre tjenester.

3. Hvordan får Artifik tilgang til opplysningene?

Vi mottar personopplysninger direkte fra deg når du:

  • Inngår avtale med Artifik som privatperson
  • Inngår avtale med Artifik på vegne av din virksomhet
  • Registrerer brukerprofil
  • Gjennomfører betalinger
  • Er i dialog med vårt kundesenter
  • Sender inn forespørsler via nettsidene våre, eksempelvis en demoforespørsel.

Ved bruk av nettsidene og tjenestene våre kan vi også registrere tekniske opplysninger, som IP-adresser, brukeridentifikatorer, informasjon om nettleser og operativsystem samt loggdata og feilmeldinger. Opplysningene benyttes blant annet til teknisk drift, informasjonssikkerhet og feilretting. Bruk av informasjonskapsler og lignende teknologier er nærmere beskrevet i Artifiks erklæring om bruk av informasjonskapsler.

Som ledd i tjenestene våre innhenter vi også offentlig tilgjengelig informasjon om anskaffelser fra blant annet Doffin og TED. Denne informasjonen kan inneholde personopplysninger.

Vi kan også motta personopplysninger fra eksterne tjenesteleverandører og samarbeidspartnere, eksempelvis leverandører av betalingstjenester.

4. Hvilke kategorier av registrerte og personopplysninger behandler Artifik?

Artifik behandler følgende kategorier av registrerte:

  • Kontaktpersoner og ansatte hos kunder som benytter seg av Artifik-tjenestene
  • Kontaktpersoner og andre privatpersoner som fremgår i offentlige anbudsdokumenter
  • Andre personer som benytter seg av Artifik-tjenestene
  • Personer som besøker Artifiks nettsider.
  • Personer som kontakter Artifik, herunder potensielle kunder og personer som henvender seg til kundeservice.

Artifik behandler følgende kategorier av personopplysninger:

  • Navn, arbeidsgiver, stilling, e-postadresse, telefonnummer, brukernavn og annen informasjon som oppgis ved bruk av tjenestene
  • Opplysninger om kundeforhold, slik som abonnementsinformasjon, betalingsopplysninger og henvendelser til vår kundeservice.
  • Opplysninger som fremgår av offentlige anbudsdokumenter
  • Tekniske opplysninger, herunder IP-adresser, brukeridentifikatorer, informasjon om nettleser og operativsystem samt loggdata og feilmeldinger.

5. Rettslig grunnlag for behandlingen

Etter personvernlovgivningen plikter Artifik å basere sin behandling av personopplysninger på et lovlig behandlingsgrunnlag. Vi behandler personopplysninger på følgende grunnlag:

  • GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (avtale) når behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg.
  • GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (berettiget interesse) når vi behandler opplysninger for å ivareta våre berettigede interesser etter en interesseavveiing. Våre berettigede interesser omfatter blant annet administrasjon og oppfølging av kundeforhold, kundeservice, teknisk drift, informasjonssikkerhet, feilovervåking og videreutvikling av tjenestene.
  • GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse) når behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse.
  • GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a (samtykke) når du har samtykket til behandlingen, eksempelvis ved bruk av informasjonskapsler til analyse og markedsføring.

6. Oppbevaring og lagring (sletting) av personopplysninger

Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for, og sletter opplysningene i tråd med krav i regelverket.

Dette betyr for eksempel at opplysninger som behandles på bakgrunn av en berettiget interesse, slettes når behandlingen ikke lenger er nødvendig for å ivareta denne interessen. Opplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt, som f.eks. lovmessige plikter knyttet til regnskapsføring, oppfølging av kundeforholdet knyttet til reklamasjon mv. Personopplysninger vi behandler som følge av lovmessig plikt, vil slettes så snart vi ikke har plikt til å oppbevare opplysningene.

Brukerprofiler som registreres ved bruk av Artifik-tjenester, slettes når de har vært inaktive i en periode på 12 måneder etter tjenestens utløpsdato.

Offentlig tilgjengelige anskaffelsesdokumenter kan være underlagt særlige krav til oppbevaring og arkivering. Muligheten til å slette personopplysninger som inngår i slike dokumenter, må derfor vurderes konkret.

Brukere som er i tvil om hvilken informasjon som kan slettes, inkludert informasjon om når og hvor, kan kontakte Artifik. Vennligst se kontaktinformasjonen i punkt 12.

7. Utlevering av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre, med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for dette. Dette kan eksempelvis være når utleveringen er nødvendig for å levere våre tjenester, eller når vi er rettslig forpliktet til å utlevere opplysninger.

Vi benytter databehandlere til å behandle personopplysninger på våre vegne og inngår databehandleravtaler som skal sikre at behandlingen skjer i samsvar med personvernregelverket.

Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

  • Amazon Web Services EMEA SARL
  • Pipedrive OÜ (kunderelasjonsforvaltning)
  • Zendesk, Inc. (kundeservice)
  • Functional Software, Inc. (Sentry – feilovervåking og feilsøking)
  • Slack Technologies Limited (intern kommunikasjon)
  • Notion Labs, Inc. (interne arbeidsprosesser og dokumentasjon).

Vi benytter også Google Ireland Limited til annonsering og måling av annonseeffekter gjennom Google Ads. Google kan i denne forbindelse opptre som selvstendig behandlingsansvarlig. Se nærmere om dette i Artifiks erklæring om bruk av informasjonskapsler.

Enkelte av våre leverandører kan behandle personopplysninger eller ha tilgang til opplysninger fra land utenfor EU/EØS. Slike overføringer skal skje i samsvar med GDPR kapittel V, eksempelvis på grunnlag av EU-kommisjonens beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller EUs standard personvernbestemmelser.

I visse tilfeller kan Artifik også utlevere personopplysninger til offentlige myndigheter dersom dette er pålagt ved lov.

8. Sikkerhet for behandlingen

All behandling av personopplysninger sikres med egnede tekniske og organisatoriske tiltak tilpasset risikoen ved behandlingen.

Vi håndterer informasjon på en måte som ivaretar opplysningenes konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet, og i samsvar med opplysningenes behov for beskyttelse. Vi benytter tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysningene mot uautorisert tilgang, bruk, utlevering, tap og ødeleggelse. Det gjennomføres risikovurderinger av behandlingen av personopplysninger.

Vi begrenser tilgangen til personopplysninger til ansatte og tredjeparter som har behov for opplysningene. Disse partene er underlagt konfidensialitetsplikt.

Vi har etablert rutiner for håndtering av brudd på personopplysningssikkerheten. Ved brudd som innebærer risiko for de registrertes rettigheter og friheter, varsler vi Datatilsynet uten ugrunnet opphold og, der det er mulig, senest innen 72 timer etter at vi ble kjent med bruddet. Dersom bruddet sannsynligvis vil medføre høy risiko, varsler vi også de berørte personene, med mindre unntakene i regelverket kommer til anvendelse.

9. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Nedenfor følger dine rettigheter etter personvernregelverket. For å utøve dine rettigheter eller få mer informasjon om dem, ta kontakt med oss via kontaktinformasjonen i punkt 12.

Vi vil svare på din henvendelse uten ugrunnet opphold og senest innen én måned. Ved behov kan fristen forlenges med inntil to måneder. Du vil i så fall få beskjed innen den første måneden.

Dersom vi har rimelig grunn til å tvile på identiteten din, kan vi be om ytterligere informasjon som er nødvendig for å bekrefte identiteten.

Du har følgende rettigheter:

  • Informasjon: Du har rett til å få informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger om deg.
  • Innsyn: Du har rett til å kreve innsyn i personopplysningene som behandles om deg.
  • Retting og sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger eller i visse tilfeller slette personopplysninger om deg.
  • Begrensning av behandling: Du kan i visse tilfeller kreve at behandlingen begrenses, jf. GDPR artikkel 18.
  • Rett til å protestere: Du kan protestere mot behandling som bygger på våre berettigede interesser, jf. GDPR artikkel 21. Du kan når som helst protestere mot behandling for direkte markedsføring.
  • Dataportabilitet: Når behandlingen er basert på samtykke eller avtale og utføres automatisk, kan du i visse tilfeller kreve å få personopplysninger du har gitt oss, utlevert eller overført til en annen behandlingsansvarlig, jf. GDPR artikkel 20.
  • Tilbaketrekking av samtykke: Der behandlingen er basert på samtykke, kan du når som helst trekke samtykket tilbake. Dette påvirker ikke lovligheten av behandlingen før samtykket ble trukket tilbake.
  • Automatiserte avgjørelser, herunder profilering: Artifik foretar ikke automatiserte individuelle avgjørelser som omfattes av GDPR artikkel 22.

10. Artifik som databehandler

Artifik opptrer som databehandler når vi behandler personopplysninger på vegne av våre kunder. Dette gjelder særlig personopplysninger i konkurransedokumenter, tilbud, kontrakter og annen informasjon som behandles gjennom Artifiks tjenester i forbindelse med anskaffelser.

I slike tilfeller er det den virksomheten som bestemmer formålet med og de vesentlige midlene for behandlingen, som er behandlingsansvarlig. Denne virksomheten har hovedansvaret for at behandlingen skjer i samsvar med GDPR.

Artifik inngår databehandleravtaler med kunder vi behandler personopplysninger på vegne av.

11. Nyhetsbrev, markedsføring og informasjon

Dersom du har et aktivt kundeforhold til oss, kan vi sende deg markedsføring på e-post eller med andre elektroniske kommunikasjonsmetoder i henhold til markedsføringsloven § 15.

Det inkluderer nyhetsbrev og andre henvendelser vedrørende innhold, tjenester, tilbud, kampanjer og arrangementer fra oss, via e-post, telefon, SMS og sosiale medier.

Dersom du ikke har et eksisterende kundeforhold til oss, innhenter vi forhåndssamtykke til elektronisk markedsføring der dette kreves etter markedsføringsloven § 15. Dine personopplysninger kan også brukes til å tilpasse denne kommunikasjonen. Du kan når som helst enkelt og kostnadsfritt melde deg av markedsføringshenvendelser gjennom avmeldingsfunksjonen i nyhetsbrevene.

Vi kan også sende deg nødvendig informasjon om tjenestene du bruker hos oss, eksempelvis driftsmeldinger, produktoppdateringer og annen relevant informasjon om kundeforholdet.

Behandlingsgrunnlaget for markedsføring er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a (samtykke) eller bokstav f (berettiget interesse), avhengig av den konkrete behandlingen. Behandling av personopplysninger for nødvendig kundeinformasjon kan bygge på vår berettigede interesse i å følge opp kundeforholdet, jf. artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

12. Kundeservice og kontakt med Artifik

Vi er alltid glade for å hjelpe deg. Vårt kontor er åpent mandag til fredag kl. 9–16. Kontortidene kan avvike på offentlige helligdager.

13. Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger er i strid med personvernlovgivningen, har du rett til å klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om dine rettigheter og hvordan du kan kontakte Datatilsynet på www.datatilsynet.no.

14. Endringer

Endringer i våre tjenester eller i regelverket om behandling av personopplysninger kan medføre endringer i denne personvernerklæringen. Den til enhver tid oppdaterte personvernerklæringen vil være tilgjengelig på våre nettsider.

15. Informasjonskapsler (Cookies)

Artifik bruker informasjonskapsler og lignende teknologier på nettsidene våre, blant annet for å sikre nødvendig funksjonalitet, analysere bruken av nettsidene og måle effekten av markedsføring.

Bruk av informasjonskapsler og lignende teknologier som krever samtykke, skjer bare dersom du har samtykket til dette. Du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket.

Du finner nærmere informasjon om hvilke informasjonskapsler vi bruker, formålene med bruken og hvordan du administrerer samtykket, i vår erklæring om informasjonskapsler.