Fra 1. september gjennomfører Statens vegvesen nye konkurranser og forvalter kontraktsdata i Artifik – fra konkurransen forberedes og gjennomføres til kontrakten følges opp. Overgangen markerer samtidig den største kontraktsmigreringen i Artifiks historie.
Fra dokumentbaserte arbeidsprosesser til mer strukturerte data
Statens vegvesen ønsker å redusere manuelle og dokumentbaserte arbeidsprosesser og legge bedre til rette for standardisering, gjenbruk av data og sammenhengende arbeidsflyt.
Endringen henger sammen med virksomhetens anskaffelsesstrategi, som slår fast at anskaffelsene skal være «digitale og effektive i hele verdikjeden fra behov til betaling», og at virksomheten skal «implementere digitale, integrerte støtteverktøy».
Artifik gir sammenhengende digital støtte fra planlegging, gjennom konkurransegjennomføring, til kontraktsinngåelse og kontraktsoppfølging.
Informasjon og malverk bygges opp som strukturerte data fremfor separate dokumenter, slik at de kan gjenbrukes gjennom prosessen og danne grunnlag for rapportering, analyse, automatisering og KI-støtte.
Sammen med integrasjoner mot øvrige støtteverktøy skal Artifik bidra til Statens vegvesens langsiktige mål om en heldigital verdikjede fra behov til betaling.
Fra pilot til ordinær drift
Statens vegvesen startet skarp pilot i mai og gikk over i ordinær drift 1. september.
Løsningen ble tidlig testet i reelle anskaffelser. Det ga konkrete tilbakemeldinger fra brukerne, og flere forbedringer kunne utvikles og tas i bruk allerede mens prosjektet pågikk.
En viktig del av overgangen var migreringen av den eksisterende kontraktsporteføljen.
Den største kontraktsmigreringen i Artifiks historie
Under hovedmigreringen ble 1 130 av 1 262 kontrakter, 19 301 dokumenter og 184 GB data importert maskinelt til Artifik.
Kontraktene representerer samlet over 140 milliarder kroner i registrert kontraktsverdi, inkludert estimerte og anslåtte verdier. Porteføljen omfatter avtaler inngått så langt tilbake som i 2015, med kontrakter som løper helt til 2043.
Migreringen ble gjennomført i to hovedrunder, i tett samarbeid mellom Statens vegvesen og Artifik. Gjenværende kontrakter som ikke ble importert under hovedmigreringen, skyldes at leverandøren manglet registrering i Artifik.
I etterkant er migreringen og kvalitetssikringen fulgt opp gjennom ytterligere overføringer, komplettering og enkelte manuelle registreringer.
«Innføringen av Artifik er et viktig steg i Statens vegvesens arbeid med å utvikle en mer sammenhengende og datadrevet anskaffelsesprosess. Piloteringen og migreringen har gitt oss et godt utgangspunkt for videre standardisering og gjenbruk av data, samtidig som vi arbeider videre mot ambisjonen om en heldigital verdikjede fra behov til betaling.»
Nikolai Haugrønning
Seniorrådgiver anskaffelser, Statens vegvesen
Videreutviklet i samarbeid med Statens vegvesen
Flere av funksjonene i Artifik er videreutviklet i dialog med Statens vegvesen, basert på krav i konkurransen, behov som har kommet frem gjennom piloteringen og erfaringer fra reelle anskaffelser.
Et eksempel er støtte for kontraktsnummer, som gjør det mulig å knytte sammen kontrakter, leverandører, avrop og fakturaer. Det gir et bedre grunnlag for oppfølging av kontrakter, kostnader og avvik.
Statens vegvesen har også bidratt til utviklingen av funksjonalitet for leverandør- og risikostyring i kontraktsoppfølgingen gjennom tydelige og godt begrunnede krav til løsningen.
Et bedre grunnlag for styring og analyse
Med Artifik i ordinær drift har Statens vegvesen tatt et viktig steg mot mer sammenhengende og datadrevne anskaffelsesprosesser.
Når informasjon registreres som strukturerte data, kan den gjenbrukes på tvers av prosessen og gi bedre grunnlag for rapportering, analyse og automatisering.
Overgangen legger dermed til rette for en mer sammenhengende arbeidsflyt, der informasjonen som oppstår underveis kan brukes videre – fra planlegging og konkurransegjennomføring til kontraktsoppfølging, styring og analyse.
